Gestió per processos en els serveis socials bàsics
Què és | Objectius | Com funciona | Qui ho pot demanar | Com es demana el programa | Subproductes del programa
Què és
Objectius
- Incorporar la gestió per processos en els serveis socials de l’ens local amb l’objectiu de millorar-ne l’eficàcia i eficiència, amb equitat envers el ciutadà i l’adopció de criteris professionals compartits.
- Elaborar el Mapa general de processos dels serveis socials bàsics del municipi.
- Identificar els processos clau, les seves activitats, realitzar una valoració i redefinició en funció de la seva eficàcia i eficiència.
- Implicar a l’equip de serveis socials en el procés de definició.
- Afavorir una homogeneïtzació dels resultats finals que rep el ciutadà i estandarditzar les tasques i funcions de l’equip.
- Elaborar documentació de referència i consulta per als professionals per a la gestió per processos.
- Millorar la qualitat de l’atenció.
- Afavorir el treball professional i la comunicació entre els membres de l’organització.
- Transferir una metodologia aplicable a altres processos de la organització.
Com funciona
- Representació gràfica detallada del mapa de processos general amb una definició de cada un dels processos identificats.
- Els diagrames de procés de tots els processos clau i la identificació dels principals procediments, fitxes de servei, instruccions de treball i criteris tècnics relacionats amb cada un d’ells.
- Anàlisi, producció i revisió de la documentació, procediments tècnics, fitxes de servei i instruccions de treball associada als processos clau.
- Identificació del catàleg de prestacions dels serveis socials bàsics.
- Identificació, anàlisi i desenvolupament de processos de suport, si s’escau
- Identificació de les propostes de canvi al model organitzatiu, si s’escau.
- Identificació de propostes al model relacional de l’organització, si s’escau.
- Transferència de la metodologia per a l’elaboració de manuals de procediments tècnics.
- Dinamització dels equips de treball vinculats al projecte.
- Difusió dels resultats.
Qui ho pot demanar
Àrees Bàsiques de Serveis Socials d'Ajuntaments, consells comarcals i mancomunitats.
Com es demana el programa
Aquest recurs el trobareu amb el nom: Diagnosi organitzativa i gestió per processos als serveis socials bàsics dintre del Catàleg de Serveis.
Subproductes del programa
Gestió per processos I: Suport a la identificació i definició dels processos, procediments i instruments tècnics
Què és | Objectius | Com funciona | Qui ho pot demanar | Com es demana el programa
Què és
La gestió per processos en els serveis socials bàsics es concreta en la identificació i descripció dels processos clau de: recepció, acollida i intervenció i dels subprocessos que en formen part. Aquest subproducte es centra en l’elaboració del mapa de processos, la descripció dels processos clau, la confecció dels diagrames de procés i l’elaboració de la primera versió del manual de processos i procediments tècnics.
La definició dels processos ha de donar una resposta homogènia, per part de tota la organització, als criteris d’accés de la ciutadania al servei, a les constatacions i valoracions de la necessitat social aplicables pels professionals, la qualificació del cas segons les dimensions preestablertes (gravetat, urgència, col·lectiu, prevalença, etc.), de l’acord sobre els objectius a assolir i les prestacions a aplicar.
També ha d’afavorir una gestió de qualitat de tota la cartera de prestacions i dels subprocessos d’atenció especialitzada segons necessitats i/o perfils professionals; serveis d’atenció domiciliaria, etc.
El manual de processos i procediments inclou: l’inventari de processos, subprocessos, procediments i instruccions tècniques. També l’inventari de prestacions i recursos dels SSB.
A aquesta primera fase es descriuen tots els processos clau i es treballen un nombre limitat d’ells en profunditat. Amb l’execució del subproducte següent es desenvolupen els procediments i criteris tècnics necessaris per a alguns dels processos clau i/o de suport segons les prioritats del municipi.
S’ofereix:
- Elaboració de la proposta de mapa de processos i inventari de processos estratègics, clau i de suport.
- Definició, elaboració dels diagrames i inventari i descripció de les activitats dels processos clau.
- Revisió d’un nombre limitat dels processos clau i propostes de millora.
- Inventari de procediments i instruccions tècniques.
- Inventari de prestacions i recursos.
- Coneixement i intercanvi amb ens locals que desenvolupin o hagin desenvolupat protocols similars.
- Supervisió del document final.
- Transferència de la metodologia per a l’elaboració de manuals de procediments tècnics aplicable per a l’organització.
- Dinamització dels equips de treball del projecte.
- Difusió dels resultats i formació de l’equip.
Objectius
- Definir els elements bàsics de la gestió per processos en els serveis socials de l’ens local per tal de millorar-ne l’eficàcia i eficiència, amb equitat envers el ciutadà i l’adopció de criteris professionals compartits.
- Elaborar el mapa de processos general dels serveis socials bàsics de l’ens local.
- Identificar els processos clau, les seves activitats i realitzar una valoració i redefinició d’acord a criteris d’eficàcia i eficiència.
- Implicar a l’equip de Serveis Socials en el procés de definició.
- Afavorir una homogeneïtzació dels resultats finals que rep el ciutadà i estandarditzar les tasques i funcions de l’equip.
- Elaborar documentació de referència i consulta per als professionals per a la gestió per processos.
- Millorar la qualitat de l’atenció.
- Afavorir el treball professional i la comunicació entre els membres de la organització.
- Transferir una metodologia aplicable a altres processos de la organització.
Com funciona
- Reunió de llançament.
- Treball de camp previ, mitjançant entrevistes, observació i anàlisi de la documentació, que descrigui de forma fidedigna i detallada una primera proposta del mapa de processos, objecte del contracte i els circuits i procediments relacionats amb els processos clau.
- Sessió de treball amb l’equip per a presentar la metodologia de l’assessorament i introduir les nocions principals relacionades amb la gestió i anàlisi de processos en les organitzacions.
- Un mínim de 8 sessions de validació, consulta i pressa de decisió de cada un dels processos treballats, els seus circuits, procediments i instruccions tècniques.
- Aquestes sessions seran en format reunió de treball o focus grup amb la participació dels principals actors rellevants en cada un dels processos.
- Dues sessions de retorn i validació final dels materials treballats.
- En paral·lel es desenvoluparà un treball de gabinet de revisió dels protocols, documents, formularis, etc de l’ens, objecte d’anàlisi.
Qui ho pot demanar
Ens titulars d'àrees bàsiques de serveis socials.
Com es demana el programa
A través del Catàleg de Serveis.
Gestió per processos II: Suport al disseny i implementació dels processos, procediments i instruments tècnics
Què és | Objectius | Com funciona | Qui ho pot demanar | Com es demana el programa
Què és
Subproducte complementari al de “Suport a la identificació i definició dels processos, procediments i instruments tècnics”.
Un cop elaborat el mapa de processos, realitzada la descripció dels processos clau i la confecció dels diagrames de procés, es completa l’acció amb el disseny, implementació dels procediments, instruments tècnics i la descripció de processos de suport.
A la definició dels processos es vol donar una resposta homogènia per part de tota la organització, referent als criteris d’atenció a la ciutadania: acollida, valoració de la necessitat social, estratificació (gravetat, urgència, col·lectiu, prevalença, etc.), objectius a assolir i prestacions a aplicar.
També ha d’afavorir una gestió de qualitat de la cartera de prestacions així com dels subprocessos d’atenció especialitzada, segons necessitats i/o perfils professionals.
Per a la seva realització cal que els membres de l’organització acordin els criteris a aplicar i que estiguin recollits en procediments i instruments de fàcil aplicació. Aquestes eines han de recollir-se en el manual de processos com a document de referència per a l’atenció social.
S’ofereix:
- Revisió de tota la documentació, procediments tècnics, fitxes de servei i instruccions de treball dels processos clau definits, prèviament, durant la primera fase de l’assessorament.
- Acompanyament en la validació i millora del Procediment de diagnòstic social i assaig de l’escala de valoració social DS-DIBA.
- Anàlisi, producció i revisió de la documentació, procediments tècnics, fitxes de servei i instruccions de treball relacionades amb la prestació del servei.
- Redacció i definició de la proposta final del Manual de processos dels serveis socials bàsics.
- Transferència de la metodologia per a l’elaboració de manuals de procediments tècnics, aplicable per l’organització.
- Dinamització dels equips de treball del projecte.
- Difusió dels resultats i formació de l’equip.
Objectius
- Implementar la gestió per processos en els serveis socials de l’ens local per tal de millorar l’eficàcia i eficiència, amb equitat envers el ciutadà i l’adopció de criteris professionals compartits.
- Completar els processos clau treballats durant la primera fase (recepció-informació, acollida i intervenció).
- Identificar i desenvolupar els subprocessos, procediments i instruments tècnics.
- Identificar, analitzar i desenvolupar processos de suport, si s’escau.
- Afavorir una homogeneïtzació dels resultats finals que rep el ciutadà i estandarditzar les tasques i funcions de l’equip.
- Elaborar documentació de referència i consulta per als professionals per a la gestió per processos.
- Implicar a l’equip de serveis socials en el procés de definició.
- Millorar la qualitat de l’atenció.
- Afavorir el treball professional i la comunicació entre els membres de l’organització.
- Transferir una metodologia aplicable a altres processos de la organització.
Com funciona
- Reunió de llançament.
- Sessió de treball amb tot l’equip per a presentar la metodologia de l’assessorament i introduir les nocions principals relacionades amb la gestió i anàlisi de processos en les organitzacions.
- Mínim de 8/10 sessions de validació, consulta i pressa de decisió de cada un dels processos treballats, els seus circuits, procediments i instruccions tècniques. Aquestes sessions tindran un format de reunió de treball o focus grup amb la participació els principals actors rellevants en cada un dels processos.
- Dues sessions de retorn i validació final dels materials treballats.
En paral·lel es desenvoluparà un treball de gabinet de revisió dels protocols, documents, formularis, etc de l’ens, objecte d’anàlisi.
Qui ho pot demanar
Ens titulars d'àrees bàsiques de serveis socials.
Com es demana el programa
A través del Catàleg de Serveis.
